Przechowywanie faktur wiąże się z przestrzeganiem istotnych zasad. Na samym początku warto jednak wyjaśnić pojęcie, jakim jest faktura. Według ustawy o VAT jest to: „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. Podatnik ma możliwość wybrania formy, która najbardziej mu odpowiada. Posiadając faktury w wersji papierowej, może je po prostu zeskanować i zacząć przechowywać za pomocą środków elektronicznych.
Bez względu na to, na jaki wariant zdecydują się podatnicy, muszą oni przestrzegać zasad przechowywania tych ważnych dokumentów. Należy dodać, iż dotyczą one zarówno faktur wystawianych przez podatnika, jak i tych otrzymywanych od kontrahentów, czyli klientów biznesowych.
Okresy rozliczeniowe
Pierwszą istotną zasadą, której należy przestrzegać, jest podział dokumentów na okresy rozliczeniowe. Dzięki utrzymaniu odpowiedniego porządku, w razie potrzeby dużo łatwiej jest odszukać konkretną fakturę.
Autentyczność pochodzenia i integralność treści
Co kryje się pod tymi nazwami? To kolejne zasady, które należy brać pod uwagę podczas przechowywania dokumentów.
Obie dotyczą poczucia pewności: po pierwsze, co do prawdziwej tożsamości osoby, która wystawiała fakturę i po drugie, do tego, że dane w niej zawarte nie zostały w żaden sposób zmodyfikowane. Jest to szczególnie istotne wówczas, gdy podatnik zdecyduje się na prowadzenie elektronicznej dokumentacji. Ażeby zastosować powyższe zasady, należy mieć na względzie różne procedury. Jedną z nich jest wykorzystanie podpisu kwalifikowanego, czyli elektronicznego. Co ważne jest on równoważny z własnoręcznym i używa się go do podpisywania dokumentów, mających moc prawną.
Siedziba działalności
W sytuacji, gdy siedziba działalności podatnika znajduje się na terytorium kraju, jego obowiązkiem jest przechowywanie dokumentów właśnie tam. Istnieje jednak pewien wyjątek dotyczący gromadzenia faktur za granicą. Jest to możliwe, jeżeli są one osiągalne w formie elektronicznej, do której organ podatkowy może mieć swobodny dostęp.
Terminy
Ostatnią istotną kwestią, którą należy poruszyć omawiając temat przechowywania dokumentów, są terminy określające czas ich przedawnienia. W tym miejscu należy zaznaczyć, iż zobowiązanie podatkowe przedawania się po upływie pięciu lat. Przez ten czas, podatnicy mają zatem obowiązek przetrzymywania wszystkich dokumentów, które będą istotne do rozliczenia podatkowego.
Należy spełniać opisane powyżej wymogi, ponieważ mogą być one niezbędne w przypadku kontroli skarbowej. Ponadto, dzięki utrzymaniu ładu i porządku, firma może funkcjonować dużo sprawniej.
Recent Comments